知行记

如何搭建属于自己的知识管理体系【思维篇02—知识管理方法论和流程】

2023-08-23
0
0

字数:8164


PKM从提出到今年已经过去很多年了。也发展出很多方法论和流程。我们这里会介绍4种流程,Paul Dorsey的7技能,Tiago Forte 的CODE方法,田志刚5步骤、沙牛清单方法。我们需要了解的非常重要的观念是:

所有的方法论都有适用情况。所有的方法论也不是绝对正确,

我们追求绝对正确(潜意识中)的结果一定是邯郸学步的状态。

但凡涉及到要调整我们思维方式的东西,学起来都会非常别扭。如何区分:

  • 方法很好,只是我不好,学不会,怪我学艺不精
  • 方法很好,但是其实不适合我。没必要学

有一个简单的思考方向,从我们的需求出发,我们想要解决什么问题。

但是以我们当前的认知思维能力无法评判我们的内在需求,因为特别优秀的方法论和工具,内涵会颠覆我们固有的很多东西。这个时候我们也不需要妄自菲薄。可以在上面这个思考点上加上一条,假如我已经学会了,如何如何。

我们所期待的未来状态是什么

当然,如果生命中让我们遇到了它,也许我们真应该花点时间了解。

下面会介绍这几个方法,和我对这件事的思考。

1、知识管理流程方法论

介绍这些思维方式是为了让我们了解,大家对知识管理的思考,希望给我们多一些启发 信息孤岛一直存在,实际上也没有办法消除,知识管理的痛点之一就是我们需要花大量时间(1/4)在处理这些信息孤岛的连接。疲于奔命。

1.1、Dorsey7技能

技能 说明 补充
📥 Retrieving (检索) 通过搜索引擎搜索,查找电脑的文件,也包括问同事问朋友  
⚖️ Evaluating/assessing(评估) 评估信息优劣,是否可靠,真伪
和当前任务相关度,是否马上能用
 
🗃 Organizing (组织) 信息放哪里,如何放,
它是我们前面提到的各种问题的关键技能,文件存放还是资料库存放
放本地硬盘还是放nas等。
图片如何放,影音如何放,照片如何放等。
放得合适才有可能高效利用
🔎 Analyzing (分析) 知识内化的过程,从信息中得出结论 君子驭物,核心是人
👁 Presenting (呈现) 用什么形式展示,博客,公号,视频等 从受众出发,别自嗨
💾 Securing (安全) 硬盘损坏或者忘记密码,或者其他 备份,同步
📝 Collaborating around (协作) 这里的协助是围绕信息的协作
各种即使通讯工具
甚至各种企业软件应该都算
 

信息安全 有一个非常惨痛的教训,工作10年左右积累的大量内容因为硬盘丢失而丢失了。有一部分内容通过网盘等方式恢复了,但是还是有很多内容找不回来了。后来做了几个事:

  • 重要文件单独存放,并多处同步(个人学习产出,个人信息,家庭信息等)
    • dropbox
    • nas
    • 百度云盘
  • 有些文章之类的,分发给同事朋友,以后还能找回来
  • 严格限制收集的内容,从那个时候开始,电影和音乐基本上不收集了
    • 大部分能能很容易找到,另外开通些会员
    • alist配合阿里云盘,高清的东西很容易找到
    • 大部分文章,文档都不会再看,
  • 电子书也是一样,要看的时候买或者下载都可以,丢了并不可惜

参考文档

老实说,看完这个,能给我们一些启发,告诉我们需要哪些技能,但是确实无法有很实际的指导。

下面这个图是从杨奇油管频道中截取的,相对来说,更直观一些

1.2、C.O.D.E 方法

Tiago Forte把知识管理分4个部分,分别是Capture(捕获)、Organize(整理)、Distill(提炼)和Express(表达)

Capture收集

收集信息很好理解,但是常常被我们忽略。这里我认为是有几个比较重要的角度

  • 听过就听过了 我们平常看到一个视频,和朋友聊一个东西,觉得有句话很有启发,如果没有及时记录下来,时间一长就忘记了,甚至都忘记是哪里听来的了。所以很重要的一点是我们能有个机制快速记录下来

  • 看过就看过了 看到一本书一篇文章,有些内容很不错,但是不知道记录在哪里,有时候记录在本子上,有时候记录在记事本里面

  • 灵光一现 走着走着突然一个激灵想到个啥,然后在脑子里面回味一下,然后就忘记了,甚至掏出手机想要记,等找到合适app,打开app,忘记了……

  • 工作中的积累 我们知道,真正决定一个人和别人不同的,是不断总结提升自己。但是往往这又是很困难的改变

从个人角度来看,我们打造知识管理系统很重要的是,如何建立一个非常丝滑又能应对大部分情况的信息收集体系,可以是软件可以是纸笔(比如随身带个小本子之类的)

Organize整理

信息收集回来以后,需要整理,虽然我们不赞同重度整理,但是适当的整理才能让我们从乱石丛林中快速找到需要的知识。

在整理上,Tiago Forte给出了P.A.R.A的方法

  • Project,项目文档 当前在干的,有时间限制,结果明确的任务。这么说不太直观, 我的理解就是最近干的活,都放这里。每天都要打开的文件夹,就是这个Project。
  • Areas, 领域 存放需要长期耕耘的领域的相关文件; 没有截止日期,包含多个项目,并且需要一定的标准去维持,需要时不时的关注。 我的理解是我要学习AI,有很多方面的资料,长期关注的
  • Resource:资源 支撑项目、领域运转的外部和内部资料。 存放与主题或兴趣相关内容,它们可能会成为未来课题的来源; 我的理解是前面这2个内容中涉及的资料都放这里 Archive:归档 那些永久的,不常提取的文件。 我的理解,前面那些东西都可以移过来

为什么知道很多道理却过不好这一生,因为这些道理举的例子,到我们真正的实际情况,中间还有很多细节被抽象掉了。

其实我们思考一个场景就可以了:

我要学习AI,每天这个领域都有很多知识,比如说推,油管视频,公众号,各个群。然后我决定先从机器学习入手,

  • 【决策点1】所以找了一个机器学习的课程,如果下载放哪里,如果不下载这个链接存哪里。
  • 【决策点2】显然我一次性学不完,需要好几天。东西放哪里
  • 【决策点3】学的过程中我发现,线性代数很重要,我得去补,中断一下机器学习。机器学习放哪里。
  • 【决策点4】过几天机器学习学完了,我这个时候就想着整理笔记,输出点东西,这个写的过程,东西放哪里
  • 【决策点5】中间用到的资料放哪里,写完以后放哪里,以后还要修改版本,放哪里。
  • 【决策点6】学完发现有些文章没用到,但是感觉可能有用,是删除还是留着呢,留着的话放哪里呢?
  • 【决策点7】接着学神经网络。发现概率论也得学,概率论的课程还挺多的,可能多看看,这些东西放哪里呢?

从文件夹结构上可以看下有人做的图。但是对我来说,写到这里,其实更大的困惑在于这些文件夹之间按什么规则如何移动,新的文件应该放哪里,以及子文件夹的规划。(当然,可能相通了,就不用管了)

个人的体会是,没有完美的方案,只有那个阶段合适的方案,建立的时候痛苦一些是正常的。从原则来说大概要满足:

  • 简单,只有简单才能更好坚持
  • 直观,原则不能太拗口,最好不要去思考
  • 平衡,兼顾存放和拿取方便。
  • 不完美,始终存在一个temp,一个临时区域,让自己接纳不完美

Distill提炼

  • 知识内化 总结文章大意,找出核心观点或者探寻相悖的论断
  • 浓缩知识 尤其针对音频,视频内容,用关键词或者描述方便检索,建立它们之间的关联

浓缩知识个人认为应适合在组织这个步骤去做,视频音频类都有一些工具管理,而且大多数有刮削器

这个步骤里面。还有另外一个更有指导性更强的说法是渐进式总结。核心逻辑:

为了避免信息过载,首先要明确的是:遇到了什么问题,想提升什么能力。开始前先想好这个事。

字面理解就是加粗,高亮,总结和混合。其实我们大部分人在看书的时候,这几个步骤都会去做,至少划个线,加粗,荧光笔画一下总会做。我会在内容旁边写一些自己的疑惑和总结。但是后面的步骤就没有继续做了。

我想可能很多人不能特别好养成阅读习惯,大概是这个闭环不能很好建立,而且反馈不及时。

Progressive Summarization II: Examples and Metaphors

这篇文章里面做了一个说明,大概是这样的,

  • 第一步,先快速浏览一遍

  • 第二步,重新看,加粗关键重要的部分,加粗的好处是要关注的内容大大减少了。

  • 第三步,再看,高亮最好部分中的最好部分,内容进一步缩短

  • 第四步,总结

  • 第五步,关联/混合,我的理解是和其他知识产生练习了

看起来比较适合那些不太长的内容,还有适合精读的内容。当然,这是当前我给自己找的借口,实际上这个过程是需要专门刻意练习的。

前面这几个步骤真要落实到自己身上使用还是有很多不顺畅的点的,比如说纸质书咋办?文本内容建议用啥工具阅读方便加粗加字体(calibre倒是可以)。写好的笔记放哪里?如何快速的找出来?如何建立关联呢?

文章里面还提了一些原则和建议,大体上是:

  • 不是所有知识和笔记都要走完所有步骤
  • 每个步骤的时间精力分配也要有所侧重
  • 什么是重点,共鸣,是很好的标准,或者说那些触动你的部分
  • 不要高估自己,按自己最懒散的状态设计这套体系
  • 认知胜于回忆(就是完全内化的意思吧)
  • 笔记看起来一目了然

Express表达

展示自己的成果。有个很重要的观点,从外部观察:

产出就是你的总和,输出的内容决定了你是谁

这里我的理解是,产出不一定是文档(文章或者视频)的形式,为了方便自己回顾迭代升级,这类产出固然很重要,但是更重要的,还是自己切实发生改变的解决问题的能力,更强的思考能力,对事务更深度的思考。

1.3、田志刚5步骤

田刚在《你的知识需要管理》中把知识管理分成了5个步骤,分别如下

知识学习

在这里,核心的观点是我们应该掌握更具有竞争力的高级专业知识。

既然我们要做知识管理,必然是冲着高级专业知识来的,高标准才有做知识管理的必要

知识保存

目的是为了建立自己的信息库+知识库,方便取用。 这里指我们用什么方式管理知识,一般分为文件系统(电脑自身的文件系统)和知识库系统(比如各种笔记软件等)。 但是知识不等于笔记。

我的理解,如果一段时间没有学,说明没必要学了,可以丢掉了。但是如何快速知道放了很久呢?

知识使用

这里提到一个很重要的清单思维

简单来说,清单思维的意思就是我们使用知识的时候,把这个过程记录下来形成清单/流程,下次照着做就好了。好处

  • 极大释放大脑记忆空间。
  • 减轻大脑思考工作量,聚焦更重要的事
  • 减少错误机率

知识共享

为什么要分享出去,分享出去不就被人学走了吗?这个疑惑可以参考我前面那篇文章。对于个人的价值在于:

  • 让别人知道你
  • 分享的时候,会重新梳理自己的体系
  • 也是检验自己想法是否正确的办法
  • 重新梳理的过程,会有更多新的理解出现,相当于又温习了一遍

知识创新

不要期望灵光一现,创新基于对这个领域大量深刻深度的思考,甚至需要大量实践总结才能得出。 《如何阅读一本书》中提到了阅读一个层次,其中提到主题阅读方法。在阅读的时候,找出这个领域中大量的内容,基于主题进行高效阅读。这些书籍的视角,论点,结论不尽相同,甚至相悖。从而找到一些创新的视角和维度。

其次是使用和共享知识的过程中,因为时间的推移,经验的变化,知识四象限变化,隐性显性变化等等,对这些知识又会有新的认识和理解,从而产生创新的契机。

1.4、沙牛清单方法

  • 沙牛等式
    • 知识管理 = 知识 + 管理
    • 知识 = 知识库 + 信息库
    • 管理 = 规则 + 流程
    • 管理工具 = 文件系统 + 资料库工具
  • 沙牛清单

    文件系统+资料库工具呈现知识库和信息库两个资料库,并通过规则和流程来使用。

文件系统+资料库工具

尽量不使用文件系统的原因在于,检索不便,整理不便(虽然有EveryThing,listray之类的工具可以增强,但是也仅限于检索)。虽然有FileLocator,DirectoryOups之类的工具可以搜索内容,但是这不是它们的专长。也没有足够的扩展性。

但是资料库更多的是管理文本类信息,有些东西还是需要借助文件系统:

  • 大文件,几百M的大文件
  • 二进制文件
    • office文档
    • pdf文件
    • cad文件
    • ……

流程

只有流程明确了,才能最大程度做到无脑执行,保存我们宝贵的脑力资源

规则

如何使用这些信息的规则。 包括如何收集信息,如何处理学习过和没学习的信息。 如果存放在文件系统中,文件夹规范,文件名命名规范如何?

2、知识管理的目的和流程

2.1、学得百家长使得龙凤飞

从上面的几个方法论多少应该会有些启发,所以,如果糅合各个方法的优点是不是就可以了呢? 显然并不是这样。既然提出来这个方法论,当然已经是兼顾百家之长,逻辑自洽的了。我们啥都不会呢就去改人家,改不出问题那就见鬼了。

这里个人的看法中学为体,西学为用来理解最贴切了,我们如果要做到西学为用,必须要对中西学都足够了解才可以。对于普通人来说,最大概率的结果是四不像。啥也没弄,就先按自己固有体系去裁剪人家的思想,思维方式了。

不管如何先得有个基础的需求,从这个需求出发。先动起来。

2.2、知识管理体系的目标

  • 一劳永逸 这个一劳永逸更多是体系在思维上的,一套管理文件和管理知识的逻辑体系。更多的是框架上。 但是这个想法也是要打问号的,如果真的追求绝对的一劳永逸,容易疲于奔命。 过犹不及,但是总原则不能轻易变,为了做到不轻易变,所以要好好定。

  • 工具轻依赖 意思是说,大部分工具都能用,不会深度绑定在某个工具上

2.3、知识管理系统的思路

  • 足够简单明了 这里这里的理解和思考是很重要的,我们只有整理出简单明了的准则,

  • 满足大部分情况的总宗旨 考虑到以后的文件载体会变,知识获取的思路会变,所以一个总的宗旨就显得很重要。

  • 不依赖单一工具解决所有问题,不依赖工具 不依赖工具是因为很多工具希望绑架客户,类似有道云笔记之类的,免费用户的功能受限比较多,另外其实也担心它不行了。这个焦虑很难用乐观的悲观主义者释怀。

  • 要从自己最拉跨的状态建立 不要高估自己的自律和耐心,一步步来吧,坚持不下去,想那么多有啥用

总的来说,我们希望这个知识管理的框架是很丝滑的,其实只要知识收集,整理,提炼输出一整套过程都是很顺畅的(高效使用,高效复用)。这个框架就定下来了。

我们是从结果倒推回去的,也就是输出或者应用。那么前面的这个流程从现有的科技状况下,暂时看不出来有很大的改变。只要这个框架目标不变,那么我们要做的就是如何去填充这个框架。

而填充这个框架的思路,就是从具体的应用场景出发。尽快让一个场景走完全流程。

从这个角度来看,我们的流程建设过程是从一个元思路,框架,拓展到很多具体场景的框架,然后又从这些框架逐渐收敛到少数框架,甚至单一框架的过程。

这里很容易陷入对于细节的追求上,只有在我们建立了一个场景的完整流程以后,才能开始考虑自动化,过早自动化容易让我们迷失目标,可以小范围逐渐自动化。工具是做自动化的,但是我们首先需要知道目的才开始选工具,而不是反过来。为了适应工具改变流程。

流程本身更重要。不追求一开始就完美,先开始比较重要。

2.4、当前的应用场景和卡点收集

场景1: 写公号找图片很费事,有时候无奈只能先写再补插图 还是很头大,每次都要去几个网址找图片,有时候还影响写作过程

场景2: 时不时有想探究的主题,但是没地方记录就忘记了 有时候想要探究一个主题,类似于AI中的一些方向,可能是一个大主题带了小主题,时间长就忘记了

场景3:记录在备忘录的东西,啥时候去看,每周定时看吗 备忘录记录下来的东西,时间长了不看不知道里面是啥意思了,就算了,所以里面比较乱。但是少量重要信息还是放里面了,类似身份证之类的。

场景4:长期的项目,类似一个文章,要不断往里面填东西 学习一个东西的过程中,有写过程的结论想记录下,但是翻到原来那个文件很麻烦,咋办。比如说学习obsidian,希望有输出,但是学习周期不短,中间一直需要填东西进去,如果这个时候还有其他的事,为了找到它,填东西进去比较费事,也就是说找比较麻烦。

场景5:推,油管等信息,如何快速记录到信息库中去呢 如此嘈杂的生意,如何避免错过。如果记录在信息库中,它们有等级之分吗?记录信息的时候,如何带上一些辅助信息,类似日期,地点之类的。打算又不想手工填。油管经常是泛读的。

场景6:如何平衡好精读和泛读 更好的处理精读和泛读,就是信息收集哪些回来

场景7:如何建立自己的知识树 一般的知识可以认为是知识灌木,多,乱,希望有一个知识树,这棵树的目的是让自己一门深入,长时薰修,最终一通百通的。

场景8:如何有效处理知识管理的技术债 其实很好理解,知识管理本身也不是一劳永逸的,因为这个体系框架虽然不变,但是里面的细节都是需要一直练习提升的,如何去做呢

场景9:如何更好收集信息

  • 临时想到一个事
  • 看到一个视频/一本书/一个网页
  • 听朋友说
  • 聊天交流中的一些内容
  • 最近想要学习的东西
  • 工作中的一些心得体会
  • 收听的播客
  • RSS的订阅
  • 计划复盘

场景10:企业的资料咋管 confluence好久没用了,里面确实不应该放附近,插件折腾多了也没啥意义。毕竟不是它的专业呀 企业的图片,就是工作中用到的图和视频,规模比较大,暂时先不动,将来再考虑

3、曾经走过的弯路

很多年前接触过UML和RUP,当时的经理在论坛很活跃,但是产出很有限。很多年以后做咨询顾问,回想起这段经历。工具是协助思维想法流程落地的,更大的价值在于前面的梳理。然而对于很多人来说,工具就像是十八般武艺,一技榜身,行走天下,信奉技多不压身的理念。殊不知,从来没有跳出低层重复的泥沼和陷阱。

放弃图床是因为一直没折腾好iPic这个东西,这里其实反应出自己的急功近利,同时也容易失去目标。急功近利的意思是看到这个东西想要弄,结果一点困难就吓倒了,下次和人说的时候,这个话题是可以讲的,但是不会太深入。始终流于表面

4、参考资料


Similar Posts

支付宝打赏 微信打赏

您的打赏是对我最大的鼓励!

Comments