知行记

如何搭建属于自己的时间管理系统【思维篇04—再看柳比歇夫】

2023-09-18
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字数:2320


《奇特的一生》并不是传统意义上的传记,柳比歇夫去世以后,作者翻看它的笔记日记分析出来的方法。柳算得上是时间管理第一个人了吧,在那个完全没有App,甚至没有Excel的年代,接近60年,几乎每天都记录了自己的时间使用情况,没有落下,这是非常难得的。

他一生的目标是创立昆虫分类学,最终并没有完成,但是不影响他在很多领域作出非常深入的研究。关键是他还不是一个非常死板的人,业余生活也很丰富。每天的睡眠都非常充足。

那个图再来一下

10多年前认真看完以后,开始执行,但是几个月以后,没有坚持下来,多年以后回看这段经历,有了这样的思考!

谦虚的牛人—时间统计法

柳比歇夫认为自己不够聪明,也许无法完成一生的目标—创立昆虫分类学,所以就要争分夺秒利用好时间。后人给他的时间管理办法取了个名字—时间统计法。

记录

初看他的记录,很多人会觉得很奇怪。只是单纯记录每天做了什么,花了多长时间,就这样为什么会产生神奇的效果呢?

我们回头看下自己对时间管理,对任务管理的做法,会发现很多时间我们无法自己制定的计划。据说李敖有个做法,放弃抵抗,只做Event Log,就是只记录自己做了什么事,好处是至少知道自己今年都干了啥。

而柳比歇夫的做法在这个基础上,加上了时间维度,耗时情况。最后的结果是他对自己的时间掌控力非常强。对时间的感知能力非常清楚,和人交流,不看时间也大概知道花了多少时间。

记录只是第一步,接下来是统计分析

统计分析

他会每天做个简单统计分析,周,月,年,5年。大概是这个维度,这里有很多细节,后面会讲到为什么他的统计分析会有效,能指导后续的工作。

统计分析以后,还有一项工作是计划

计划

他的计划是从大到小,从人生目标开始,分解5年计划,再到一年的计划,最后再分解。统计分析的时候会和计划做比较。

其实这里就能看出,这就是复盘了。只是没有明确说它是复盘,掩盖在时间统计法的光芒中了。

于是,我就开始了我的时间记录和统计分析之路。

我的实践流程

记录

为了记录时间,我使用的app是aTimeLogger,现在已经下架了,出了一个新版的app,以前是免费,而且也很难用,界面大概是这样的。

弄个app截图

统计分析

日分析没做,因为觉得数据都在,没必要折腾,每周会从Google Calander中导出数据,从aTimeLogger中也导出数据,做一个Excel表格,知道自己这周花费时间的情况。

当然,肯定有收获,很清楚知道干正事时间不多,开会,交通,发呆等等时间是比较多的。另外一个收获大概了解了自己的睡眠时间情况。副作用是每天睡前会按下计时器,早上醒来有时候会忘记。

整体来说,一天下来,所有的时间都记录上了,这也让自己有点神经质,虽然只是点一下按钮而已。

计划

计划都是在Google Calander里面做的,拖拖拽拽很简单,很容易。统计分析的时候主要就是和这个计划做比对。这里的困难点是,计划赶不上变化,而且做计划的时候很少有留白,造成一步错步步错,一步调整,步步调整,是挺崩溃的。

其实坚持的过程真的很不容易,差不多有5个月的样子吧。为什么后来放下了呢?

不要抵抗人性

在记录的时候,实际上因为分类太多,以至于开始记录的时候,还要去选择到底是哪个事件,另外特别在意自己的时间段,几点开始,几点结束,所以就会和日历对比,让时间追着自己跑,虽然很累,强撑着发现最后很焦虑。另外为了记录更准确,记录将来可以复盘,会在记录结束的时候简单写点东西进去。

这样的后果是,记录生怕自己忘记当时是咋想的了,无法更好复盘,另外一个重要的事是,没有主次之分了。时间管理本身占据的时间非常长,虽然在统计分析的时候,也会把分析的时间算在时间管理上。但是后来发现时间管理占据的时间太多了。

最后的结果是,大部分时间都用在优化交通等鸡毛蒜皮的小事上,知道哪个地铁口快,哪个车厢走出来快。说起来最大的收获也许只是,减少了很多无效社交,也减少了一些关注圈的事。

另外,大概有些感知力,也开始运动了。但是最大的问题是在工作上,在个人发展上的帮助并不大。加上工作的调整和调动,坚持就更难了。

坚持下来的前提

分类,要事第一

回看《奇特的一生》发现他的目标是很明确的,所以他在做分类的时候,基本上只分了基本工作(昆虫分类相关的),辅助工作(讲座,开会之类的),休息(数学,文学,其他杂事)。

每天统计的时候,也只统计基本工作上花费的时间,最后得出来的结论,他每天一般最多认真工作5小时左右。

而且他也是先确保要事优先的原则。

简单明了

之所以能坚持下来,还有一个很重要的原因,他没有记录时间段,这样就避免被时间追着走。 基本格式就是 哪天+啥事+耗时+地点(可选)。每天记录的不会很多。屁事不记。

留白很重要

从他的方法可以看出来,并没有特别规定几点几分做什么,而我在实践过程中,恰恰因为这个事让自己非常焦虑。躺平当然也可以,但是躺平不彻底就很麻烦。因为有了要事第一的原则,只确定要做的事就可以了。因为这个方法坚持下来是慢慢迭代的,所以也就是pdca循环,不苛求马上就很准确的感知和计划了。

复盘是精华

柳比歇夫每天的总结关注的是基本工作的耗时,不会为各种琐事分心。而周总结会看到各个时间的统计情况,但是也不会做很深入的分析,月度会全面一些,年度的分析总结就很全面,书上描述大概需要2天或者更多。但是好处也是显而易见的,他的计划和执行相差不大。

重要技巧

前面提到的,简单总结是

  • 简单明了才好开始
  • 先有目标,再有计划
    • 人生目标,全局目标来评判计划是不是要执行
  • 任务分解,减少难度
    • 写个文章太难,就先写个目录吧
    • 写个功能太难,写个函数吧

他的原则

  • 我不承担必须完成的任务;
  • 我不接受紧急的任务;
  • 一累马上停止工作去休息;
  • 睡得很多,10小时左右;
  • 把累人的工作同愉快的工作结合在一起。

总结

从上面的内容可以看出来,坚持下来并不容易,但是好处也是显而易见的。我们通过时间统计法,就能更加清晰感知自己的时间花费,但是坚持下来也确实很难,所以我们如果要开始,可以先从最要紧的事开始。

另外我们其实会发现他的方法,包含了很多现在广为流传的内容,比如四限象,复盘等等。


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